Eine Party planen – Listen für Partyplanung

Ich feiere sehr gerne Partys und habe schon einige veranstaltet, egal ob Kindergeburtstagspartys, meine traditionelle Faschingsparty oder unsere Geburtstagsfeiern alle 10 Jahre, sind nur ein paar davon. Von daher weiß ich, dass es sehr wichtig ist, alles gut und rechtzeitig zu planen und zu kontrollieren. Für unsere letzte Feier haben wir es noch mal krachen lassen und groß gefeiert. Mit guter Planung, vielen großartigen Helfern und guten Unternehmern wurde unsere Party ein unvergessliches Ereignis, dass perfekt zu uns gepasst hat und meiner Meinung nach, auch allen Eingeladenen gut gefallen hat. Hier möchte ich Euch helfen, falls ihr auch eine Party planen wollt:

Schritt für Schritt arbeiten wir uns durch einige wichtige Punkte, die vor der Party zu überlegen sind.

Am Anfang steht die Frage, welche Art von Party geplant werden soll. Eine Geburtstagsfeier braucht oft eine andere Vorbereitung als eine Gartenparty, ein Jubiläum oder ein lockerer Abend mit Freunden.

Wichtige Fragen sind somit:

1. Was ist der Anlass der Party?
2. Wie viele Gäste sollen eingeladen werden?
3. Passen die Gäste alle gut zueinander?
4. Soll die Feier eher gemütlich, elegant oder ausgelassen sein?
5. Findet die Party drinnen oder draußen statt?
6. Gibt es ein bestimmtes Motto?
7. Wie lange soll die Feier ungefähr dauern?

Ein klarer Rahmen hilft bei allen weiteren Entscheidungen, zum Beispiel bei der Auswahl der Location, dem Essen, der Musik und der Dekoration. Ich finde auch wichtig, ob die Gäste zueinander passen, z.B. bei einer Geburtstagsfeier würde ich Freunde und Familie eher getrennt feiern, da es unterschiedliche Arten von Feiern sind (gemütlich und ausgelassener!).

Ein realistisches Budget verhindert unangenehme Überraschungen. Schon vor der konkreten Planung sollte festgelegt werden, wie viel Geld insgesamt ausgegeben werden darf.

Typische Kostenpunkte sind:

• Mietkosten für Raum, Möbel oder Geschirr
• Essen
• Getränke
• Knabbereien
• Dekoration
• Musik oder Technik
• Einladungskarten oder digitale Einladungen
• Spiele, Unterhaltung oder kleine Geschenke
• Reinigung
• zusätzliche Helfer während der Party (Kellner, Bar, Essensausgabe usw.)

Zuerst Anfragen und Angebote einholen. Praktisch ist es, eine Liste mit allen geplanten Ausgaben anzulegen. So sieht man früh, wo gespart werden kann und welche Dinge wirklich wichtig sind.

Die Gästeliste beeinflusst fast alle weiteren Schritte. Je mehr Gäste kommen, desto mehr Platz, Essen, Getränke und Organisation werden benötigt.

Bei der Gästeliste sollte man beachten:

• Passen die Gäste gut zueinander?
• Gibt es Kinder, ältere Personen oder besondere Bedürfnisse?
• Müssen Partnerinnen, Partner oder Familienmitglieder mit eingeplant werden?
• Gibt es Gäste mit Allergien oder speziellen Essgewohnheiten?
• Wie viele Personen können realistisch untergebracht werden?

Sobald die Liste steht, kann die Location festgesetzt werden. Je nach Größe kann zuhause oder in einer gemieteten Location gefeiert werden.

Der Ort der Party sollte auf die Anzahl der Gäste abgestimmt sein. Gäste brauchen Platz zum Sitzen, Essen, Reden und Bewegen. Will man draußen feiern, wäre wichtig zu klären, ob bei Schlechtwetter ein Plan B möglich ist (Zelte, oder Ausweichmöglichkeit).

Vor der Party sollte geprüft werden:

• Ist genug Platz für die Anzahl der Gäste?
• Gibt es genügend Tische und Sitzplätze?
• Gibt es Stehtische?
• Ist genug Platz für Jacken und Taschen?
• Sind Toilette und Waschbecken gut erreichbar?
• Plant man draußen: ist der Außenbereich wetterfest? Gibt es eine Ausweichmöglichkeit bei Schlechtwetter?
• Gibt es bei Bedarf Heizstrahler, Decken, Regenschutz oder Sonnenschutz?
• Ist Platz für Musik, einer Band oder DJ’s?
• Gibt es Platz für eine Tanzfläche?
• Wie ist die Beleuchtung?
• Ist genug Platz für ein Buffet?
• Besteht eine Möglichkeit für Raucher nach draußen zu gelangen?
• Gibt es eine Küche oder Zugang zu Wasser oder Spülmaschine?

Bei größeren Feiern lohnt es sich, einzelne Bereiche einzuteilen, zum Beispiel Sitzplätze, Getränkestation, Buffet, Tanzfläche und Musikstation (DJ’s).

Das Essen sollte zur Art der Party passen. Für eine lockere Feier eignen sich Buffets, Fingerfood oder einfache Snacks. Bei einer festlicheren Veranstaltung kann ein Menü oder Catering sinnvoll sein. Hat man draußen eine Möglichkeit, kann gegrillt werden.

Geeignete Speisen als Fingerfood für Partys sind:

• belegte Brötchen
• Wraps
• Salate
• Gemüsesticks mit Dips
• Käse- und Wurstplatten
• kleine Pizzen oder Quiches
• Chips, Nüsse und Salzgebäck
• Kuchen, Muffins oder Desserts im Glas

Bei den Getränken sollte an verschiedene Vorlieben gedacht werden.

Eine gute Getränkeauswahl enthält:

• Wasser mit und ohne Kohlensäure
• Säfte
• Softdrinks
• Kaffee oder Tee
• Bier und Wein
• eventuell Cocktails oder Longdrinks

Wichtig ist, auch genügend alkoholfreie Getränke bereitzustellen. Auf Tischen kann man z.B. schon vorab Krüge mit Wasser und passende Gläser bereitstellen.

Musik trägt stark zur Stimmung bei. Eine Playlist kann vorher zusammengestellt werden, damit während der Party nicht ständig nach Liedern gesucht werden muss. Wer möchte, kann sich einen DJ mieten, und vorab seine Musikvorlieben besprechen.

Bei der Musik kann man je nach Budget auswählen: 

• Laptop mit Playlist
• DJ
• Alleinunterhalter
• Sängerin oder Sänger
• Band

Mögliche Unterhaltungsideen sind:

• Tanzfläche oder freier Bereich zum Tanzen
• Partyspiele
• Quiz oder kleine Wettbewerbe
• Fotobox oder Fotoecke oder Sofortbildkamera
• Album zum Eintragen der Gäste (Stifte bereitlegen!)
• Wuzzler oder Dartsautomaten
• Karaoke
• gemeinsames Grillen
• Lagerfeuer, falls erlaubt und sicher möglich

Nicht jede Party braucht ein großes Programm. Oft reicht gute Musik, gutes Essen und eine entspannte Atmosphäre.

Die Dekoration muss nicht teuer sein. Schon kleine Details können viel bewirken. Licht, Farben und eine aufgeräumte Umgebung sind oft wichtiger als viele einzelne Dekoartikel. Heutzutage gibt es schon günstige Dekoartikel, vor allem online zu kaufen.

Extra-Tipp: bei Freunden oder Familie anfragen, manchmal kann man sich echt tolle Sachen ausborgen und braucht nicht extra alles zu kaufen.

Geeignete Dekoelemente sind:

• Lichterketten
• Discokugeln
• Tischlichter
• Kerzen oder LED-Kerzen
• Blumen
• Luftballons
• Girlanden
• Tischdecken
• Servietten passend zum Motto
• Namensschilder oder kleine Tischkarten
• eine Foto- oder Erinnerungswand
• Geschenke-Tisch
• Album zum Eintragen für die Gäste

Bei einer Motto-Party sollte die Dekoration zum Thema passen, aber nicht überladen wirken.

Je größer die Party, desto mehr Hilfe benötigst du. Mögliche Aufgaben für Helferinnen und Helfer:

• Getränke mitbringen
• Kuchen oder Süßes zubereiten und mitbringen
• Salate zubereiten und mitbringen
• Musik betreuen
• Buffet betreuen
• wird gegrillt, einen zweiten Grillmeister ernennen
• Getränke ausgeben
• Knabbereien nachfüllen
• beim Dekorieren helfen
• Fotos machen
• nach der Feier beim Aufräumen unterstützen

Einladungen sollten früh genug verschickt werden, damit die Gäste planen können. Für kleinere Feiern reichen oft zwei bis drei Wochen vorher. Bei größeren Partys oder Feiern mit weiter Anreise sollte man so früh wie möglich einladen.

In die Einladung gehören:

• Anlass der Party
• Datum und Uhrzeit
• Ort und Adresse
• Dresscode oder Motto, falls vorhanden
• Hinweis, ob etwas mitgebracht werden soll
• Bitte um Zu- oder Absage bis zu einem bestimmten Datum
• Kontaktmöglichkeit für Rückfragen

Digitale Einladungen per WhatsApp oder E-Mail sind praktisch. Für besondere Anlässe, wie eine Hochzeit wirken gedruckte Karten persönlicher.

6 Monate vorher:

• Gästeliste anfertigen
• Locations anschreiben und Termin reservieren
• Caterer und Getränkelieferanten anschreiben und buchen
• Musik: Band oder DJ buchen

3 Monate vorher:

• Einladungen verschicken
• Dekoration planen und einkaufen (evtl. Freunde fragen!)
• eventuell Pappbecher, Pappteller und Plastikgeschirr kaufen
• Servietten kaufen
• Tischdecken (z.B. aus Plastik oder Papier) kaufen
• Helfer organisieren
• Nachbarn schon vorab informieren

2-3 Wochen vorher:

• Haltbare Lebensmittel kaufen (Getränke, Knabbereien usw.)
• Sitzplatzkarten kaufen oder selber basteln
• Karten für das Buffet herstellen
• Tischdeko kaufen oder selber herstellen
• Verteilersteckdosen prüfen bzw. kaufen

1 bis 2 Tage vorher:

• Essen zubereiten, Kuchen backen, Desserts zubereiten
• Messer zum Anschneiden einer Torte herrichten und Besteck oder Tortenheber
• Geschirr, Teller, Besteck herrichten
• Korkenzieher, Flaschenöffner
• Putzmittel, Putzzubehör (Tücher, Schwämme, kleiner Besen und Schauferl usw.)
• Müllsäcke
• Schere, Stanleymesser
• Wäschekörbe oder Sackerl für Geschenke, oder schmutziges Geschirr herrichten
• Dekorationen bereitstellen bzw. in Sackerl geben
• Tixo, Kleber, Bänder, Scheren – alles was man zum Aufhängen der Dekoration brauchen kann
• Für Luftballons: Aufblasehilfe
• Alles schon in Sackerl herrichten, damit man es nur mehr zur Location führen  muss
• Zubehör für Musik (Laptop, Boxen, Kabel usw.)
• Verteilersteckdosen herrichten
• Beleuchtung, Lampen, Lichterketten herrichten

1 Tag vorher:

• Raum vorbereiten, Tische und Sessel aufstellen
• Tischdecken und Deko auf den Tischen verteilen
• Getränke kühlen,
• Dekoration aufbauen
• Lichterketten aufhängen, Lampen aufstellen
• Musik bereitstellen
• Körbe für schmutziges Geschirr
• Müllsäcke auflegen
• Putzutensilien bereitstellen
• Partykleidung herrichten (evtl. 2. Paar bequeme Schuhe mitnehmen!)

Am Partytag:

• Essen vorbereiten
• Musik testen
• Geschirr und Gläser bereitstellen
• letzte Details erledigen

Nach der Party:

• Aufräumen
• Reste lagern
• geliehenes Material zurückgeben

Extra-Tipp: Wer nicht alles allein machen möchte, unbedingt Aufgaben verteilen.

Eine Party zu planen, bedeutet viele Dinge rechtzeitig zu bedenken und zu organisieren. Wer zuerst die wichtigen Eckpfeiler, wie Budget, Gästeanzahl, Location, Essen, Getränke und Musik abklärt, schafft schon mal die Grundlage für eine gelungene Party. Wer nicht alles alleine machen möchte, unbedingt Hilfe organisieren, Sinn einer Party sollte nicht sein, dass man selber dann nur am Arbeiten ist. Unbedingt Freunde oder Familie fragen, ob sie bei der Party auch mithelfen, oft freuen sich diese sogar und helfen gerne. Hier im Bezirk gibt es gute Caterer und Getränkelieferanten. Auch einige Locations bieten sich an, so dass man seine Party ruhig auch auswärts feiern kann.

Bei unserer Party hat es mir geholfen, rechtzeitig zum Planen anzufangen. Ich liebe Listen und habe alles immer gut vermerkt, damit auch nichts vergessen werden kann. So vermeidet man Stress und Überforderung, sieht Schritt für Schritt was zu tun ist und kann das nach und nach abarbeiten. Sobald der Termin und die Gästeliste steht, kann man schon wegen Location, Essen und Getränken weiterorganisieren. Wir haben uns bei unserer Geburtstagsparty entschieden Getränke und salziges Fingerfood Buffet zu bestellen. Den Kuchen habe ich mit Lara und Freundinnen selber hergestellt. Weiters haben wir extern in einem Raum gefeiert.

Bei einer Party in einer externen Location muss noch mal extra gut geplant werden, denn hier kann man dann nicht einfach in die Küche gehen und Müllsäcke oder einen Korkenzieher holen. Hier muss man wirklich genau durchdenken, wie können die Flaschen geöffnet werden, wo gibt man den Müll hin, wo das schmutzige Geschirr? Doch hier zählt nicht die Perfektion, auch auf unserer Party gab es kleine Dinge, die wir vergessen hatten (eben z.B. einen Korkenzieher), aber das ist menschlich und passiert einfach. Ganz toll war, dass uns viele Freundinnen und Freunde und unsere Kinder mit ihren Freundinnen und Freunden geholfen haben, so konnten auch wir Geburtstagskinder die Party sehr genießen. Auch die Unternehmen, die wir für Catering, Getränken und Automaten (wir haben Wuzzler und Darts-Automaten bestellt) haben ganz großartig unsere Party zu einem unvergesslichen Erlebnis gemacht.

Ich hoffe, ich habe euch mit dieser Liste und den Infos geholfen, euch die Planung für Eure Party zu erleichtern und die Party wurde zu einem wunderschönen Erlebnis.

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Fotos von Sabine, meinhaushalt.at