Sind Sie stolzer Hausbesitzer oder haben vielleicht sogar mehrere Immobilien? Dann sind Sie sicherlich bestens vertraut mit der jährlich anfallenden Nebenkostenabrechnung. Diese bringt Immobilienbesitzer nicht selten an die Grenzen ihrer Geduld: Zettelchaos, verlorene Dokumente und unübersichtliche Zählerdaten sind nur einige der Gründe, weshalb die Abrechnung am Ende oft fehlerhaft ist.

Die zehn häufigsten Gründe für eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung sowie hilfreiche Tipps, wie Sie diese Fehler vermeiden, finden Sie in diesem Artikel.

1. Lückenhafte und intransparente Kostenaufstellung

Mieterschutzbunde weisen immer häufiger darauf hin, dass bis zu einem Drittel der Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft sind. Damit Mieter die Abrechnung auf ihre Richtigkeit überprüfen können, muss diese vollständig und transparent sein. Folgende Informationen sollten Sie deshalb unbedingt in der Nebenkostenabrechnung angeben:

• Den Abrechnungszeitraum
• Die einzelnen Kostenpunkte
• Den Verteilerschlüssel
• Die Gesamthöhe der Betriebskosten
• Den Anteil der Kosten, welche der Mieter tragen soll
• Eventuell geleistete Vorauszahlungen

Damit Nebenkostenabrechnungen vollständig und korrekt aufgestellt werden, empfiehlt sich die Verwendung eines digitalen Tools. Das spart Ihnen nicht nur viel Zeit und Mühe, sondern sorgt mithilfe standardisierter Prozesse und Formulare auch für eine fehlerfreie Abrechnung. Die passende Software und hilfreiche Tipps von Objego helfen Ihnen dabei, im Handumdrehen eine korrekte Nebenkostenabrechnung an Ihre Mieter zu schicken.

2. Falsche Vereinbarungen im Mietvertrag

Im Mietvertrag ist genau geregelt, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden – und nur diese Kosten sind auch in der Nebenkostenabrechnung zulässig. Welche Kosten das sein können, ist in der Betriebskostenverordnung geregelt:

• Kosten für die Wärmeversorgung und Warmwasserversorgung
• Kosten für Kaltwasser
• Grundsteuerkosten
• Kosten für einen Hausmeister
• Kosten für Sachversicherung und Haftpflichtversicherung
• Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Kosten für eine Entwässerungsanlage
• Stromkosten für Hausflur und andere gemeinschaftlich genutzte Räume
• Kosten für Schornsteinfeger
• Kosten für Waschküche
• Kosten für Strom und Wartung von Fahrstühlen und anderen gemeinsam genutzten Geräten
• Gebäudereinigungskosten
• Kosten für Gartenpflege
• Betriebskosten wie Rauchmelderwartung oder Trinkwasseranalyse

Ohne Absprache neue Nebenkosten umlegen? Das ist nicht zulässig. Nur im Ausnahmefall, wenn im Mietvertrag eine entsprechende Ergänzungsklausel festgelegt ist, können neu aufgetretene Nebenkosten ohne Benachrichtigung des Mieters umgelegt werden. In allen anderen Fällen ist eine schriftliche Mitteilung an den Mieter Pflicht.

3. Die Abrechnungsfrist verpassen

Auch wenn die Nebenkostenabrechnung Sie viele Nerven kostet: Schieben Sie sie nicht zu lange auf. Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss dem Mieter die Abrechnung vorliegen. Wird die Nebenkostenabrechnung verspätet zugestellt, können Sie als Vermieter in der Regel kein Anspruch auf Nachzahlungen mehr stellen. Die Ausnahme: Ist die verspätete Zustellung nicht selbst verschuldet, bleibt die Abrechnung trotzdem wirksam. Dazu gehört jedoch nicht der Grund des verlängerten Postweges – dieses Risiko tragen Sie als Vermieter selbst.

4. Den falschen Abrechnungszeitraum wählen

Der Zeitraum, über den Sie als Vermieter die Nebenkosten abrechnen können, beträgt maximal zwölf Monate. Dabei kann der Beginn des Zeitraums frei gewählt werden: Ob Sie die Abrechnung also im Januar oder erst im Sommer beginnen, ist nicht entscheidend. In der Nebenkostenabrechnung dürfen ausschließlich Belege für Kosten auftauchen, die auch wirklich innerhalb dieses Zeitraums angefallen sind.

Kommt es innerhalb dieses Abrechnungszeitraums zu einem Mieterwechsel in Ihrer Immobilie, müssen Sie zwei separate Nebenkostenabrechnungen aufstellen. Dazu müssen Zählerstände genau abgelesen und eine entsprechende Teilabrechnung erstellt werden.

5. Nicht umlagefähige Nebenkosten berechnen

Häufig werden Kosten auf Mieter umgelegt, welche überhaupt nicht umlagefähig sind. Überprüfen Sie, ob beispielsweise folgende Kosten auf Ihrer Abrechnung zu finden sind:

• Versicherungsleistungen wie Umweltschäden oder Rechtsschutzversicherung
• Kosten für die Neuanlegung auf dem Grundstück, beispielsweise eines Gartens
• Leerstandskosten bei leerstehender Wohnung
• Verwaltungskosten

Diese Kosten müssen vom Vermieter getragen werden – finden sie sich auf der Nebenkostenabrechnung wieder, so ist diese fehlerhaft und muss vom Mieter nicht akzeptiert werden.

6. Einmalkosten berechnen

Nebenkostenabrechnungen dürfen nur Kosten enthalten, die regelmäßig beim Betrieb des Mietobjektes anfallen. Einmalige Reparatur- und Reinigungsmaßnahmen, zum Beispiel für Dachrinnen oder Ungezieferbekämpfung, dürfen Sie deshalb nicht auf den Mieter umlegen. Anders verhält es sich mit wiederkehrenden Instandhaltungsmaßnahmen: Engagieren Sie beispielsweise in regelmäßigen Abständen einen Dienstleister, der das Dach instand hält, dürfen diese Kosten auf den Mieter umgelegt werden.

7. Vorauszahlungen an Energieversorger abrechnen

Eine Nebenkostenabrechnung darf nur solche Kosten abrechnen, die auch tatsächlich im Laufe des Abrechnungszeitraums entstanden sind. Vorauszahlungen dürfen Sie als Mieter also nicht über die Nebenkostenabrechnung verlangen. Auch dürfen diese Kosten nicht ausschließlich verbrauchsunabhängig abgerechnet werden: Mindestens die Hälfte der Heiz- und Warmwasserkosten müssen verbrauchsabhängig berechnet werden – ansonsten steht dem Mieter ein Kürzungsrecht bei der Zahlung zu.

8. Den falschen Umlageschlüssel verwenden

Jeder Nebenkostenabrechnung liegt ein bestimmter Umlageschlüssel zugrunde, welcher die jeweiligen Kosten für die einzelnen Mietparteien bestimmt.

Verteilerschlüssel stellen besonders häufig den Grund für eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung dar. Hierbei gibt es eine Vielzahl an Details, die Sie als Vermieter beachten müssen. So muss beispielsweise zunächst die Wohnfläche richtig berechnet werden: Balkone, Fenstersimse, Fachschrägen und Wintergärten müssen korrekt in die Berechnung mit einbezogen werden und die Quadratmeteranzahl der Mietfläche im Endeffekt exakt stimmen.

Wird durch ein Nachmessen des Mieters aufgedeckt, dass der Verteilerschlüssel fehlerhaft ist, so können Mieter Widerspruch bei der Nebenkostenabrechnung erheben.

9. Umlegung unnötiger und nicht wirtschaftlicher Kosten

Ein häufiger Streitpunkt bei der Nebenkostenabrechnung ist zudem die Wirtschaftlichkeit der Betriebskosten. Sie als Vermieter haben die Pflicht, nicht wahllos Geld für unnötige Maßnahmen auszugeben. Stattdessen müssen Sie auf Wirtschaftlichkeit achten und keine unnötigen Kosten erzeugen. Dazu gehören beispielsweise teure Verschönerungsmaßnahmen, unsinnige Versicherungen, überbezahlte Dienstleister oder auch überhöhte Gehälter für Hauswart und Reinigungskräfte.

10. Eigenleistungen falsch abrechnen

Selbstverständlich dürfen Sie sich als Vermieter auch selbst als Gärtner oder Putzdienst engagieren. Dieser Aufwand kann und soll auf der Nebenkostenabrechnung durchaus auftauchen – jedoch muss hierbei darauf geachtet werden, keine Unsummen zu verlangen. So gilt die Regel, dass Vermieter ausschließlich Kosten in einer Höhe abrechnen, die preiswerte Handwerker oder andere Dienstleister für die entsprechende Tätigkeit in Rechnung stellen würden.

Fazit

Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es viel Spielraum für Fehler. Die zahlreichen formalen Anforderungen, Fristen und Regelungen machen es insbesondere für Privatvermieter nicht leicht, den Durchblick zu behalten. Versuchen Sie, diese zehn häufigen Fehler zu vermeiden – dann sind Sie auf dem besten Weg, eine korrekte Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Hilfreich kann auch die Verwendung einer digitalen Software sein: Gesetze und Verordnungen werden so garantiert eingehalten und Ihre Nebenkostenabrechnung hält auch einer genauen Überprüfung stand.